Anforderungen an eine auf elektronischem Weg übermittelte Rechnung

Elektronische Rechnung – BMF-Erlass vom 13. Juli 2005

 Der BMF-Erlass 010219/0183-IV/9/2005 vom 13. Juli 2005, mit dem die Umsatzsteuerrichtlinien hinsichtlich Anforderungen an eine auf elektronischem Weg übermittelte Rechnung geändert werden, stellt im Wesentlichen Folgendes klar:

 *           Eine elektronisch übermittelte Rechnung gilt nur dann als Rechnung im Sinn des Umsatzsteuergesetzes und berechtigt somit zum Vorsteuerabzug, wenn sie

                                    –           mit einer elektronischen Signatur ("fortgeschrittene Signatur") versehen ist oder

                                   –           im EDI-Verfahren (elektronischer Datenaustausch) übermittelt wird.

             Nur in diesen Fällen ist die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet.

             Die elektronische Signatur muss auf einem Zertifikat eines Zertifizierungsdiensteanbieters beruhen. Das Zertifikat kann nur auf natürliche Personen ausgestellt werden. Es ist zulässig, dass eine oder mehrere Personen im Unternehmen bevollmächtigt werden, für den Unternehmer zu signieren.

             Eine Übermittlung der Rechnung im EDI-Verfahren ist zulässig, wenn zusätzlich eine zusammenfassende Rechnung (Sammelrechnung) wie bisher in Papierform oder auch in elektronischer Form übermittelt wird, die mit einer elektronischen Signatur versehen ist. Die Voraussetzungen einer Sammelrechnung werden im Erlass präzisiert.

 *           Die Zustimmung des Rechnungsempfängers zur elektronischen Übermittlung ist erforderlich, bedarf jedoch keiner besonderen Form. Die Zustimmung kann  auch in Form einer Rahmenvereinbarung oder nachträglich erklärt werden. Auch konkludente Zustimmung (tatsächliches Praktizieren und stillschweigende Billigung) genügt.

 *           Die Aufbewahrungspflichten des Rechnungsempfängers und die Dokumentationspflichten der Signaturumgebung (Software und Hardware) werden geregelt. Rechnungsempfänger müssen eine Kopie der Rechnung elektronisch aufbewahren, damit die Prüfmöglichkeit der Signatur gewahrt bleibt. Für die Erstvorlage von Rechnungen ist es allerdings zulässig, dem Finanzamt eine gedruckte Version vorzulegen. Elektronische Rechnungen sind elektronisch zu archivieren. Überdies wird vom Erlass das gemeinsame Signieren mehrerer Rechnungen, die automatisierte Durchführung von Massensignaturen und die Beauftragung eines Dienstleisters zum Signieren der Rechnungen als zulässig anerkannt.

 *           Nur mehr bis Ende 2005 sind unsignierte Rechnungen, die mittels Fernkopierer (Telefax) übermittelt werden zum Vorsteuerabzug berechtigt. Bisher waren Fax-Rechnungen von der Signaturpflicht befreit. Durch die Faxzustellung konnten bisher viele Unternehmen die Vorteile der elektronischen Übermittlung nutzen, ohne die Signierung vornehmen zu müssen. Der Erlass stellt nunmehr klar, dass auch Rechnungen, die per Telefax oder Email übermittelt werden, als elektronisch übermittelte Rechnungen anzusehen und damit zu signieren sind.

 *           Auch Gutschriften sind, sofern sie elektronisch übermittelt werden,  entsprechend diesem Erlass wie elektronische Rechnungen zu behandeln und daher zu signieren.