Reisekosten von Dienstreisen und beruflich veranlassten Reisen

Das Einkommensteuergesetz kennt „Dienstreisen“ und „beruflich
veranlasste Reisen„. Eine Dienstreise liegt vor, wenn der Arbeitnehmer
über Auftrag des Arbeitgebers außerhalb des Dienstortes tätig wird. Reisekostenersätze
des Arbeitgebers sind innerhalb der vorgesehenen Grenzen steuerfrei. (Siehe
Kapitel „Dienstreisen„).
Erhält der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber keine oder nicht die maximal möglichen
Reisekostenersätze, dann kann er seine Aufwendungen bei beruflich veranlassten
Reisen als Werbungskosten geltend machen.

Eine beruflich veranlasste Reise liegt vor, wenn der Arbeitnehmer aus
beruflichen Gründen eine Reise über eine größere Entfernung (in einer Richtung
mehr als 25km Fahrtstrecke) unternimmt. Dabei muss die Reisedauer mehr als drei
Stunden (mehr als fünf Stunden bei Auslandsreisen) betragen, außerdem darf kein
weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit begründet werden.

Eine berufliche Veranlassung kann – anders als bei einer Dienstreise – auch
ohne Auftrag des Dienstgebers gegeben sein (z.B. bei Berufsfortbildung, zur
Erlangung eines neuen Arbeitsplatzes). Absetzbare Aufwendungen („Reisekosten“)
wie Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand und Nächtigungsaufwand müssen vom Steuerpflichtigen
selbst getragen werden. Steuerfreie Reisekostenersätze des Arbeitgebers vermindern
daher den jeweils abzugsfähigen Aufwand.

Fahrtkosten

Beruflich veranlasste Fahrtkosten sind im tatsächlich angefallenen Umfang (Bahn,
Flug, Taxi, Kfz) Werbungskosten, auch wenn die Mindestentfernung von 25 km und
die Mindestdauer von drei oder fünf Stunden unterschritten werden. Auch für
Fahrten zwischen zwei oder mehreren Mittelpunkten der Tätigkeit stehen Fahrtkosten
zu. Fahrtkosten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sind hingegen bereits durch
den Verkehrsabsetzbetrag und ein gegebenenfalls zustehendes Pendlerpauschale
zur Gänze abgegolten. Welche absetzbaren Aufwendungen sich bei beruflicher Nutzung
eines eigenen Kraftfahrzeuges ergeben können (z.B. Kilometergeld oder tatsächlich
erwachsener beruflicher Kfz-Aufwand), finden Sie unter dem Stichwort „Kraftfahrzeug„.

Tagesgelder

Soweit eine beruflich veranlasste Reise mehr als drei Stunden dauert, können
für jede angefangene Stunden 30 S (max. 360 S pro Tag) an Tagesgeldern
abgesetzt werden. Dauert eine Reise z.B. 4 ½ Stunden, stehen 150 S Tagesgeld
zu. Das gilt auch dann, wenn höhere Kosten nachgewiesen werden.

Arbeitnehmer, die von ihrem Arbeitgeber keine oder geringere als die oben angeführten
Reisekostenersätze steuerfrei erhalten, können die genannten Beträge beim Finanzamt
geltend machen (Differenzwerbungskosten). „Differenztagesgelder“ sind
aber nicht absetzbar, wenn ein „weiterer Mittelpunkt“ der Tätigkeit
begründet wird. Ein weiter Mittelpunkt der Tätigkeit wird begründet, wenn man

• länger als fünf Tage an ein und demselben Einsatzort
  durchgehend tätig wird oder
• regelmäßig wiederkehrend (z.B. wöchentlich an einem
  Tag) an einem Einsatzort tätig wird und eine Anfangsphase von fünf Tagen
  überschreitet oder
• wiederkehrend, aber nicht regelmäßig an einem Einsatzort
  tätig wird und eine Anfangsphase von 15 Tagen im Kalenderjahr überschreitet.

Erfolgt bei den ersten beiden Beispielen innerhalb von sechs Kalendermonaten
kein Einsatz an dem „neuen“ Tätigkeitsmittelpunkten, lebt der Anspruch
auf Tagesgelder wieder neu auf.

Nächtigungskosten

Ist die beruflich veranlasste Reise mit einer Nächtigung verbunden, können
entweder die Kosten inklusive Frühstück laut Beleg oder das Nächtigungspauschale
von 200 S pro Nächtigung als Werbungskosten geltend gemacht werden. Bei
Nächtigungen auf Auslandsreisen kann ohne Belegnachweis der jeweiligen Höchstsatz
für Bundesbedienstete pro Nächtigung abgesetzt werden.

Wird vom Arbeitgeber kostenlos eine Nächtigungsmöglichkeit zur Verfügung gestellt,
steht das Nächtigungspauschale nicht zu. Allfällige zusätzliche Aufwendungen
(z.B. für das Frühstück) können aber geltend gemacht werden. Ohne Beleg sind
sie im Schätzungsweg mit 60 S pro Nächtigung anzusetzen.

Mittelpunkt der Tätigkeit an einem Einsatzort

Die Begründung eines weiteren Mittelpunkts der Tätigkeit ist anzunehmen, wenn
sich die Dienstverrichtung auf einen anderen Einsatzort durchgehend oder wiederkehrend
über einen längeren Zeitraum erstreckt. Als Einsatzort gilt grundsätzlich die
politische Gemeinde. Auch für Reisen innerhalb Wiens gilt das gesamte Wiener
Gemeindegebiet als Einsatzort. Für Reisen von Orten außerhalb Wiens nach
Wien gilt als Einsatzort hingegen der jeweilige Gemeindebezirk. Werden allerdings
im Zuge von Reisen nach Wien mehrere Gemeindebezirke regelmäßig bereist, ist
keine willkürliche Zuordnung des Reisezieles in jeweils bestimmte (andere) Bezirke
vorzunehmen, sondern von einem einheitlichen Zielgebiet auszugehen (siehe RZ 719).

Von einem längeren Zeitraum ist in folgenden Fällen auszugehen:

• Der Arbeitnehmer wird an einem Einsatzort durchgehend tätig
  und die Anfangsphase von 5 Tagen wird überschritten. Erfolgt innerhalb
  von 6 Kalendermonaten kein Einsatz an diesem Mittelpunkt der Tätigkeit, ist
  mit der Berechnung der „Anfangsphase“ von 5 Tagen neu zu beginnen.
• Der Arbeitnehmer wird an einem Einsatzort regelmäßig wiederkehrend
  (mindestens ein Mal wöchentlich; vgl. VwGH 2.8.95, 93/13/0099) tätig und die
  Anfangsphase von 5 Tagen wird überschritten. Erfolgt innerhalb von
  6 Kalendermonaten kein Einsatz an diesem Mittelpunkt der Tätigkeit, ist mit
  der Berechnung der „Anfangsphase“ von 5 Tagen neu zu beginnen.
• Der Arbeitnehmer wird an einem Einsatzort wiederkehrend aber nicht
  regelmäßig tätig und überschreitet dabei eine Anfangsphase von 15
  Tagen im Kalenderjahr. Die Anfangsphase von 15 Tagen steht pro Kalenderjahr
  zu.

Tagesgelder können daher nur für die Anfangsphase von 5 bzw. 15 Tagen steuerfrei
gewährt werden.

Mittelpunkt der Tätigkeit in einem Einsatzgebiet (Zielgebiet)

Mittelpunkt der Tätigkeit kann nicht nur ein einzelner Ort (politische Gemeinde),
sondern auch ein mehrere Orte umfassendes Einsatzgebiet sein. Personen, die
ein ihnen konkret zugewiesenes Gebiet regelmäßig bereisen, begründen daher in
diesem Einsatzgebiet (Zielgebiet) einen Mittelpunkt der Tätigkeit (vgl. VwGH
28.5.97, 96/13/0132). Ein Einsatzgebiet kann sich auf einen politischen Bezirk
und an diesen Bezirk angrenzende Bezirke erstrecken. Bei Reisen außerhalb des
Einsatzgebietes gelten die Bestimmungen über einen weiteren Mittelpunkt der
Tätigkeit an einem Einsatzort (siehe oben).

Für die Anfangsphase von 5 Tagen steht das Tagesgeld steuerfrei zu. Erfolgt
innerhalb von 6 Kalendermonaten kein Einsatz in einem Einsatzgebiet, ist mit
der Berechnung der „Anfangsphase“ von 5 Tagen neu zu beginnen.

Mittelpunkt der Tätigkeit bei Fahrtätigkeit

Eine Fahrtätigkeit begründet hinsichtlich des Fahrzeuges einen (weiteren) Mittelpunkt
der Tätigkeit, wenn

• die Fahrtätigkeit regelmäßig in einem lokal eingegrenzten Bereich
  (z.B. ständige Fahrten für ein Bezirksauslieferungslager),
• die Fahrtätigkeit auf (nahezu) gleichbleibenden Routen ähnlich einem Linienverkehr
  erfolgt (z.B. Zustelldienst, bei dem wiederkehrend dieselben Zielorte angefahren
  werden),
• die Fahrtätigkeit innerhalb des von einem Verkehrsunternehmen als Arbeitgeber
  ständig befahrenen Liniennetzes oder Schienennetzes erfolgt.

Kein Mittelpunkt der Tätigkeit bei Fahrtätigkeit liegt jeweils für die ersten
fünf Tage („Anfangsphase“) vor, wenn der Steuerpflichtige erstmals
oder zuletzt vor mehr als sechs Monaten diese Tätigkeit ausgeführt hat. Nach
der Anfangsphase können keine steuerfreien Tagesgelder gewährt werden.

Weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit bei Dienstreisen nach dem 2. Tatbestand

Bei einer Dienstreise, bei der der Arbeitnehmer so weit weg von seinem ständigen
Wohnort (Familienwohnsitz) arbeitet, daß ihm eine tägliche Rückkehr an seinen
ständigen Wohnort (Familienwohnsitz) nicht zugemutet werden kann (2. Tatbestand),
ist davon auszugehen, daß der Arbeitsort (Einsatzort) erst nach einem Zeitraum
von sechs Monaten analog zu § 26 Abs. 2 BAO zum Mittelpunkt der Tätigkeit
wird. Ab dem 7. Monat gezahlte Tages- und Nächtigungsgelder sind steuerpflichtig.
Bei einem Wechsel des Arbeitsortes beginnt eine neue Sechsmonatsfrist zu laufen.
Ein solcher liegt nur vor, wenn ein Wechsel in eine andere politische Gemeinde
(bei Reisen nach Wien: in einen anderen Gemeindebezirk) vorgenommen wird. Kehrt
der Arbeitnehmer innerhalb von sechs Monaten neuerlich an den seinerzeitigen
Arbeitsort zurück, kann unter Einrechnung der dort bereits verbrachten Arbeitszeiten
nur die restliche, auf die Sechsmonatsfrist entfallende Zeitspanne als Dienstreise
gewertet werden.